Veelgestelde vragen

Als je tegen een probleem aanloopt zijn wij altijd bereid om vrijblijvend mee te denken, dus neem gerust contact op. Door onze ervaring kunnen we vaak snel inschatten waar het probleem door ontstaan is, en hoe het opgelost moet worden. Waar mogelijk zullen we je daarbij verwijzen naar de gratis helpdesk van Vecozo, de zorgverzekeraar of je HIS leverancier zodat je geen onnodige kosten maakt. Wanneer je het fijn vindt als één van onze praktijkcoaches je ondersteunt bij het oplossen van het probleem dan is dat ook mogelijk, wij rekenen hiervoor € 85,- per uur excl BTW en spreken vooraf met elkaar af hoeveel uren we inplannen.

Vecozo koppeling

externe toestemmingsverklaring

Voor controle op verzekering (COV), controle inschrijving op naam (ION), en het declareren via Zorg op Orde is een externe toestemmingsverklaring van Vecozo nodig. De website van Vecozo (klik hier voor een directe link) legt uit hoe dit werkt, het betreft:

ION
COV
Zvw/Wlz/FZ declaraties

Heb je hulp nodig dan kun je gratis contact opnemen met de helpdesk van Vecozo. Uiteraard mag je ook altijd contact met ons opnemen, maar omdat Zorg op Orde niet bevoegd is om namens de huisarts met Vecozo te bellen kunnen wij slechts gedeeltelijk van dienst zijn. Als er computertechnische problemen zijn waardoor het niet lukt, dan kunnen wij je indien gewenst in contact brengen met ervaren systeembeheerders.

Iedere twee jaar moet je externe toestemmingverklaring verlengd worden. Zonder externe toestemmingsverklaring kan er geen COV of ION gedaan worden, en kunnen je declaraties of herdeclaraties niet naar de zorgverzekeraars verstuurd worden.

Afwijzingen voorkomen

Herdeclaratieservice overbodig maken

Wist je dat de meeste afwijzingen eenvoudig te voorkomen zijn? Door de basisprocessen binnen de praktijk goed in te richten, heb je eigenlijk geen herdeclaratie service meer nodig. Natuurlijk zullen zorgverzekeraars soms fouten maken, en ben je soms genoodzaakt om te herdeclareren. Maar als je praktijk goed op orde is, dan is zo'n herdeclaratie een fluitje van een cent.

Binnen de huisartspraktijk zijn er twee sleutelfuncties als het gaat om (her)declareren, dat zijn:

het correct in- en uitschrijven van patiënten
het tijdig tekenen van contracten met zorgverzekeraars

Bij het in- en uitschrijven van patiënten is het van belang om het werkproces bij het invoeren van het adres, woonverband, BSN, en verzekeringsgegevens op orde te hebben. Hiermee leg je het fundament om flexibel om te kunnen gaan met wijzigingen in verzekeringsgegevens, (tijdelijk) onverzekerde patiënten, en (tijdelijke) opname in zorginstellingen. Als dit basisproces niet op orde is, dan val je van de wal in de sloot als het even tegenzit. Dat wil niet zeggen dat alles perfect moet, maar het gaat erom dat je grip op het proces hebt en bewuste keuzes maakt.

Bij het tekenen van contracten met zorgverzekeraars is het belangrijk dat je begrijpt welke impact jouw handeling heeft op het declaratieproces. Jij maakt het verschil tussen geen herdeclaraties, of drie uur ellende (lees: een onnodige herdeclaratieservice). Natuurlijk is ook dit niet waterdicht, want zorgverzekeraars maken ook fouten. Maar het is een stuk makkelijker om die problemen op te lossen (of de zorgverzekeraar erop aan te spreken), wanneer je grip hebt op je eigen werkproces. Lees ook onze tips over Contractering zorgverzekeraars hieronder.

Contractering zorgverzekeraars

verrichtingen en module Tarieven

Zodra een nieuw of gewijzigd tarief getekend is ontvangen wij het getekende contract graag via Veilig vragen stellen, zodat wij je kunnen helpen om afwijzingen te voorkomen. Verre verzekeraars hebben over het algemeen tien werkdagen de tijd nodig voordat er gedeclareerd mag worden, als wij het contract mogen ontvangen zodra het getekend is dan geeft dat ons voldoende tijd om de instellingen te doen.

Tip 1: let op rond kwartaalwissels. Zorg dat de aanvraag of wijziging voor een tarief tijdig wordt getekend, zodat die inregelperiode (die tien werkdagen) niet precies op een kwartaalwissel valt. Dit voorkomt verrekeningen door creditdeclaraties, of voorkomt dat er gewacht moet worden met het indienen van de kwartaaldeclaraties.

Tip 2: let op rond de jaarwisseling. Rond een jaarwisseling is het drukker, zowel bij Zorg op Orde als bij de verre verzekeraars. Daarom raden wij voor een jaarwisseling een dubbele inregelperiode aan (20 werkdagen ipv 10), om afwijzingen te voorkomen. Contracten die later ontvangen worden kunnen ook met terugwerkende kracht nog wel ingeregeld worden, mits voorkomen wordt dat het oude tarief gedeclareerd wordt.

Loopt het onverhoopt toch mis dan kunnen wij de verkeerde declaratie eenvoudig crediteren, dus het komt altijd goed! Maar omdat crediteren verrekeningen op de bank (en dus werk voor de boekhouder) oplevert, proberen we het zoveel mogelijk te voorkomen.

Praktijkovername

ION omzetting en IBAN doorgeven

Tijdens een praktijkovername moet er een hoop geregeld worden. Voor het declareren is de ION omzetting, en het doorgeven van het IBAN nummer aan de zorgverzekeraars het belangrijkste onderdeel. Daarnaast is het belangrijk dat er met de preferente verzekeraar een contract gesloten wordt.

Zodra de AGB bekend is kun je contact opnemen met Vecozo om een contract aan te vragen, zodra dit contract rond is kun je de Vecozo externe toestemmingsverklaring en het Vecozo Zorginkoopportaal aanvragen. Terwijl je wacht op Vecozo kun je per zorgverzekeraar je IBAN nummer doorgeven, de meeste verzekeraars hebben hiervoor een formulier op hun website. Iedere zorgverzekeraar zal het IBAN nummer vervolgens telefonisch, per email, of per aangetekende post gaan controleren, dus zorg dat de assistentes ook op de hoogte zijn. Je kan ook alvast contact opnemen met de preferente zorgverzekeraar voor de aanvraag van je contract, al geldt voor de meeste verzekeraars dat je het contract pas kan tekenen wanneer het Vecozo zorginkoopportaal geactiveerd is. Voor iedere stap is doorlooptijd nodig, dus start hier zo vroeg mogelijk mee.

Zodra je de Vecozo externe toestemmingsverklaring gegeven hebt kunnen wij je indien gewenst helpen met de ION omzetting, je kan ook je HIS vragen om dit te doen. Tip: plan de ION omzetting minimaal 10 tot 15 werkdagen voor de kwartaalwissel (zodat je voldoende marge hebt als er problemen zijn), en overweeg om de patiënten eerst ION af te melden zodat de huisarts van wie je de praktijk overneemt geen duizenden emailtjes ontvangt. Als je eerste declaratie verstuurd is raden wij aan om na 3-5 weken een bankcontrole te doen, hiervoor kun je onze bankcontrole software gebruiken (dit is inclusief als je bij ons declareert). Als alle betalingen binnen zijn dan weet je zeker dat je als nieuwe huisartspraktijk goed ingeregeld bent bij alle verzekeraars.

HIS koppeling

Automatische datalevering activeren

Het activeren van de automatische datalevering verschilt per HIS, en sommige HIS leveranciers rekenen hier kosten voor. Voor meer informatie, neem contact met ons op via https://tools.zorgoporde.nl/contact

TetraHIS (Bricks Huisarts)

Stuur de Verwerkersovereenkomst die u met Zorg op Orde heeft gesloten aan Tetra, met daarbij het verzoek of zij de wekelijkse datalevering voor Zorg op Orde kunnen opstarten.

Promedico-ASP

Ga hiervoor in Promedico-ASP naar @ | Onderhoud | Praktijk en kies links het tabblad ‘Externe koppelingen’. Selecteer bij Zorg Op Orde ‘Ja’, dan verschijnt een pop-up. Ter info: U hoeft hierover niet te overleggen met Promedico, maar het mag natuurlijk wel. Vink beide vinkjes aan en klik op ‘Doorgaan’, daarna is de wekelijkse datalevering geactiveerd.

Sanday

Ga hiervoor in Sanday naar Beheer | Instellingen / Externe koppelingen en kies bij ‘Data extracties’ voor ‘Zorg Op Orde - Alle data’. Daarmee is de wekelijkse datalevering geactiveerd.

Scipio

Vul het ‘Toestemmingsformulier Zorg op Orde’ in, en upload het ingevulde formulier op https://tools.zorgoporde.nl/contact Na ontvangst van het formulier activeert Zorg op Orde de wekelijkse datakoppeling bij Scipio via Sanday. Als u geen kopie van dit formulier heeft ontvangen bij uw offerte, dan kunt u deze alsnog opvragen via https://tools.zorgoporde.nl/contact

Medicom

Vul het formulier ‘Overeenkomst datalevering PharmaPartners’ in, en upload het ingevulde formulier op https://tools.zorgoporde.nl/contact Na ontvangst van het formulier activeert Zorg op Orde de wekelijkse datakoppeling bij Medicom. Als u geen kopie van dit formulier heeft ontvangen bij uw offerte, dan kunt u deze alsnog opvragen via https://tools.zorgoporde.nl/contact

MediKIT

Via de support afdeling van MediKIT (https://support.nedap-medikit.nl/) kunt u het verzoek indienen om de wekelijkse datalevering voor Zorg op Orde te activeren. Wilt u gebruik maken van automatisch declareren, vraag dan ook voor een koppeling van de tarieventabel.

HealthConnected

Via de support afdeling van HealthConnected (https://www.healthconnected.nl/contact/) kunt u het verzoek indienen om de wekelijkse datalevering voor Zorg op Orde te activeren. Wilt u gebruik maken van automatisch declareren, vraag dan ook voor een koppeling van de tarieventabel.

MicroHIS

Via de ‘Extractietool’ voor Zorg op Orde (te vinden op het extranet van MicroHIS, onder ‘Producten en diensten’) activeert u de datalevering. U kunt de HIS extractie vervolgens downloaden binnen uw eigen MicroHIS omgeving, en beveiligd uploaden naar Zorg op Orde (u krijgt hiervoor een op naam gesteld account, let op: deze extractie mag u nooit per email versturen). MicroHIS biedt ook mogelijkheden voor geautomatiseerde datalevering, voor meer informatie neemt u contact op met de Helpdesk van MicroHIS. Voor declaratie controles raden wij een wekelijkse frequentie aan, voor ketenzorg controles kunt u de upload herhalen wanneer nodig (tenminste 1x per kwartaal).

Overige HIS leveranciers

Staat uw HIS leverancier hier (nog) niet tussen, dan gaan we graag met elkaar in gesprek. Laat het ons weten via Veilig vragen stellen op https://tools.zorgoporde.nl/contact