Veelgestelde vragen

Ons doel is om jouw declaratie volledig geautomatiseerd te versturen, inclusief herdeclaratie en crediteringen waar nodig. Je activeert eenmalig de koppeling tussen jouw HIS, Vecozo en Zorg op Orde, en hoeft ons daarna alleen nog maar op de hoogte te houden van eventuele tariefswijzigingen. Zo simpel kan declareren zijn!

Als je tegen een probleem aanloopt zijn wij altijd bereid om vrijblijvend mee te denken, dus neem gerust contact op. Door onze ervaring kunnen we vaak snel inschatten waar het probleem door ontstaan is, en hoe het opgelost moet worden. Waar mogelijk zullen we je daarbij verwijzen naar de gratis helpdesk van Vecozo, de zorgverzekeraar of je HIS leverancier zodat je geen onnodige kosten maakt.

Indien gewenst is het ook mogelijk om maatwerksoftware voor praktijken te ontwikkelen: wij rekenen hiervoor € 135,- per uur excl BTW en spreken vooraf met elkaar af hoeveel uren we inplannen.

Vecozo koppeling

externe toestemmingsverklaring

Voor controle op verzekering (COV), controle inschrijving op naam (ION), en het declareren via Zorg op Orde is een externe toestemmingsverklaring van Vecozo nodig. De website van Vecozo (klik hier voor een directe link) legt uit hoe dit werkt, het betreft:

ION
COV
Zvw/Wlz/FZ declaraties

Heb je hulp nodig dan kun je gratis contact opnemen met de helpdesk van Vecozo. Uiteraard mag je ook altijd contact met ons opnemen, maar omdat Zorg op Orde niet bevoegd is om namens de huisarts met Vecozo te bellen kunnen wij slechts gedeeltelijk van dienst zijn. Als er computertechnische problemen zijn waardoor het niet lukt, dan kunnen wij je indien gewenst in contact brengen met ervaren systeembeheerders.

Iedere twee jaar moet je externe toestemmingverklaring verlengd worden. Zonder externe toestemmingsverklaring kan er geen COV of ION gedaan worden, en kunnen je declaraties of herdeclaraties niet naar de zorgverzekeraars verstuurd worden.

Afwijzingen voorkomen

Herdeclaratieservice overbodig maken

Wist je dat de meeste afwijzingen eenvoudig te voorkomen zijn? Door de basisprocessen binnen de praktijk goed in te richten, heb je geen herdeclaratieservice meer nodig. Mocht er toch onverhoopt iets misgaan, dan pakt onze software dit geautomatiseerd op.

De basisprocessen zijn:

het correct in- en uitschrijven van patiënten (let op de ION aanmelding);
het tijdig tekenen van contracten met zorgverzekeraars (de datum van ondertekenen is essentieel);

Lees ook onze tips over Contractering zorgverzekeraars hieronder.

Contractering zorgverzekeraars

verrichtingen en module Tarieven

Zodra een nieuw of gewijzigd tarief getekend is ontvangen wij het getekende contract graag zsm via Veilig vragen stellen. Verre verzekeraars hebben over het algemeen tien werkdagen inregeltijd nodig voordat er gedeclareerd mag worden, daarom is de datum van ondertekenen essentieel.

Tip 1: let op rond kwartaalwissels. Heb je een aanvraag gedaan voor een nieuw tarief, zet dan het oude tarief tijdig stop (zelfs als het nieuwe tarief nog niet bekend is).

Tip 2: let op rond de jaarwisseling. Rond een jaarwisseling is het drukker, zowel bij Zorg op Orde als bij de verre verzekeraars. Daarom raden wij voor een jaarwisseling een dubbele inregeltijd aan (20 werkdagen ipv 10). Contracten die later ontvangen worden kunnen eenvoudig met terugwerkende kracht gedeclareerd worden, mits het oude tarief tijdig stopgezet is.

Loopt het onverhoopt mis dan crediteren wij de verkeerde declaratie voor je, dus het komt altijd goed! Maar omdat crediteren verrekeningen op je bank (en dus werk voor je boekhouder) oplevert, proberen we het zoveel mogelijk te voorkomen.

Praktijkovername

ION omzetting en IBAN doorgeven

Tijdens een praktijkovername moet er een hoop geregeld worden. Voor het declareren is de ION omzetting, en het doorgeven van het IBAN nummer aan de zorgverzekeraars het belangrijkste onderdeel. Daarnaast is het belangrijk dat er met de preferente verzekeraar een contract gesloten wordt.

Zodra de AGB bekend is kun je contact opnemen met Vecozo om een contract aan te vragen, zodra dit contract rond is kun je de Vecozo externe toestemmingsverklaring en het Vecozo Zorginkoopportaal aanvragen. Terwijl je wacht op Vecozo kun je per zorgverzekeraar je IBAN nummer doorgeven, de meeste verzekeraars hebben hiervoor een formulier op hun website. Iedere zorgverzekeraar zal het IBAN nummer vervolgens telefonisch, per email, of per aangetekende post gaan controleren, dus zorg dat de assistentes ook op de hoogte zijn. Je kan ook alvast contact opnemen met de preferente zorgverzekeraar voor de aanvraag van je contract, al geldt voor de meeste verzekeraars dat je het contract pas kan tekenen wanneer het Vecozo zorginkoopportaal geactiveerd is. Voor iedere stap is doorlooptijd nodig, dus start hier zo vroeg mogelijk mee.

Zodra je de Vecozo externe toestemmingsverklaring gegeven hebt kunnen wij je indien gewenst helpen met de ION omzetting, je kan ook je HIS vragen om dit te doen. Tip: plan de ION omzetting minimaal 10 tot 15 werkdagen voor de kwartaalwissel (zodat je voldoende marge hebt als er problemen zijn), en overweeg om de patiënten eerst ION af te melden zodat de huisarts van wie je de praktijk overneemt geen duizenden emailtjes ontvangt. Als je eerste declaratie verstuurd is raden wij aan om na 3-5 weken een bankcontrole te doen, hiervoor kun je onze bankcontrole software gebruiken (dit is inclusief als je bij ons declareert). Als alle betalingen binnen zijn dan weet je zeker dat je als nieuwe huisartspraktijk goed ingeregeld bent bij alle verzekeraars.

HIS koppeling

Automatische datalevering activeren

Zorg op Orde werkt als een spiegel voor HIS registraties. Het activeren van de automatische datalevering verschilt per HIS, en sommige HIS leveranciers rekenen hier kosten voor. Voor meer informatie, neem contact met ons op via https://tools.zorgoporde.nl/contact

TetraHIS (Bricks Huisarts)

Stuur de Verwerkersovereenkomst die u met Zorg op Orde heeft gesloten aan Tetra, met daarbij het verzoek of zij de wekelijkse datalevering voor Zorg op Orde kunnen opstarten.

Promedico-ASP

Ga hiervoor in Promedico-ASP naar @ | Onderhoud | Praktijk en kies links het tabblad ‘Externe koppelingen’. Selecteer bij Zorg Op Orde ‘Ja’, dan verschijnt een pop-up. Ter info: U hoeft hierover niet te overleggen met Promedico, maar het mag natuurlijk wel. Vink beide vinkjes aan en klik op ‘Doorgaan’, daarna is de wekelijkse datalevering geactiveerd.

Sanday

Ga hiervoor in Sanday naar Beheer | Instellingen / Externe koppelingen en kies bij ‘Data extracties’ voor ‘Zorg Op Orde - Alle data’. Daarmee is de wekelijkse datalevering geactiveerd.

Scipio

Vul het ‘Toestemmingsformulier Zorg op Orde’ in, en upload het ingevulde formulier op https://tools.zorgoporde.nl/contact Na ontvangst van het formulier activeert Zorg op Orde de wekelijkse datakoppeling bij Scipio via Sanday. Als u geen kopie van dit formulier heeft ontvangen bij uw offerte, dan kunt u deze alsnog opvragen via https://tools.zorgoporde.nl/contact

Medicom

Vul het formulier ‘Overeenkomst datalevering PharmaPartners’ in, en upload het ingevulde formulier op https://tools.zorgoporde.nl/contact Na ontvangst van het formulier activeert Zorg op Orde de wekelijkse datakoppeling bij Medicom. Als u geen kopie van dit formulier heeft ontvangen bij uw offerte, dan kunt u deze alsnog opvragen via https://tools.zorgoporde.nl/contact

MediKIT

Via de support afdeling van MediKIT (https://support.nedap-medikit.nl/) kunt u het verzoek indienen om de wekelijkse datalevering voor Zorg op Orde te activeren. Wilt u gebruik maken van automatisch declareren, vraag dan ook voor een koppeling van de tarieventabel.

HealthConnected

Via de support afdeling van HealthConnected (https://www.healthconnected.nl/contact/) kunt u het verzoek indienen om de wekelijkse datalevering voor Zorg op Orde te activeren. Wilt u gebruik maken van automatisch declareren, vraag dan ook voor een koppeling van de tarieventabel.

MicroHIS

Via de ‘Extractietool’ voor Zorg op Orde (te vinden op het extranet van MicroHIS, onder ‘Producten en diensten’) activeert u de datalevering. U kunt de HIS extractie vervolgens downloaden binnen uw eigen MicroHIS omgeving, en beveiligd uploaden naar Zorg op Orde (u krijgt hiervoor een op naam gesteld account, let op: deze extractie mag u nooit per email versturen). MicroHIS biedt ook mogelijkheden voor geautomatiseerde datalevering, voor meer informatie neemt u contact op met de Helpdesk van MicroHIS. Voor declaratie controles raden wij een wekelijkse frequentie aan, voor ketenzorg controles kunt u de upload herhalen wanneer nodig (tenminste 1x per kwartaal).

CGM

[in ontwikkeling, de nieuwe koppeling wordt naar verwachting eind 2025 opgeleverd]

HiX

[in ontwikkeling, de nieuwe koppeling wordt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2026 opgeleverd]

Overige HIS leveranciers

Staat uw HIS leverancier hier (nog) niet tussen, dan gaan we graag met elkaar in gesprek. Laat het ons weten via Veilig vragen stellen op https://tools.zorgoporde.nl/contact